Le logiciel de devis constitue un support informatique indispensable en entreprise pour faciliter la sollicitation de la clientèle avant de réaliser un contrat de prestation de service ou la vente de produit en temps réel et à bref délai. Une large gamme de choix de produit de ce genre est désormais visible, disponible et commercialisable sur les boutiques spécialisées. Celui-ci est devenu la solution de devis en ligne très prisée, très tendance, très vendue jusqu'à ce jour. L’objectif de la création de tel produit étant de faciliter l’exécution de diverses tâches en milieu professionnel en temps réel et a bref délai.
Avantages d’opter pour un logiciel pour créer des devis efficacement
Par définition, un devis est un document (numérique ou physique) établi obligatoirement par le prestataire, incluant le descriptif de la prestation offerte et une valeur estimative du coût de la prestation, à présenter préalablement aux clients avant toute exécution d'une prestation.
Pour commencer, les logiciels de devis consistent donc en un ensemble de programmes préétablis pour ainsi faciliter la gestion et le traitement des devis relatifs à toutes formes de prestation à effectuer qui étant sollicitée par votre clientèle et ce, de manière précise, personnalisée et respectant les normes. Ledit devis en question va servir de comparatif pour les clients en termes de rapport qualité-prix de service. Ensuite, le logiciel de devis va permettre à son propriétaire de numériser des données, d’exercer l’exercice comptable et financier à bref délai et en temps réel suivant les besoins et/ou demandes du client. C’est devenu la solution de devis en ligne ou offline qui pouvant garantir la traçabilité, la légalité des activités effectuées en entreprise, telle l’étude du prospect ou croissance de la boite ou autre. Celui-ci est plus performant que celui effectué à l’état physique ou classique. Ce qui constitue un gain de temps considérable, effectué un moindre effort et permet d’épargner une économie d’argent conséquent. Ce qui vaut également comme un justificatif en cas d’éventuel contrôle fiscal et dans le cadre des conditions de vente et/ou de prestations de services. Puis, celui-ci est dédié tant aux professionnels commerçants qu’aux professionnels indépendants (soumis à un régime micro-BIC ou à celui micro-BNC). Pour finir, le logiciel de devis crée automatiquement celui de la facture. Un indicateur vous préviendrait en cas de dépassement de délai pour sa création. Ainsi, vous pouvez notifier, par mail, par téléphone ou par courrier, votre client de sa sollicitation en un simple clic. A ajouter qu’avant l’achat, le client peut profiter d’un essai gratuit.
Différence entre logiciel de devis et celui pour facturation
Généralement, les 2 logiciels sont conçus pour faciliter l’exécution des obligations professionnelles comptables dans le cadre de la gestion commerciale, la comptabilité en entreprise. En revanche, ils se diffèrent sur certains points. Si le logiciel de facturation traite les documents comptables, financières et de gestion de manière obligatoire et payante en entreprise. En revanche, le logiciel de devis permet de rédiger une estimation générale de la prestation de service ou de la vente de produit (tel le logiciel de devis en ligne) à la demande du client. Un logiciel de devis réalise un devis de nature obligatoire et gratuite. Toutefois, nul ne vous empêche de proposer un devis payant comme dans le cadre d’un déplacement important ou dans le cadre d’une étude approfondie ou dans le cadre de la réalisation d’un projet sur terrain…
Comment faire un devis efficace à partir d’un logiciel bien approprié ?
Le devis en question constitue un avant-contrat engageant déjà le prestataire sur le contenu du devis qu’il a rédigé en bonne et due forme.
Il s’avère obligatoire pour les prestataires de service pro de créer ou rédiger au préalable leurs devis de manière détaillée, lisible et correcte. Pour faciliter la compréhension des clients, une mise en page sur ledit logiciel s’impose.
Si la technique classique comporte 3 étapes : un entête (incluant les identités de l’entreprise et celles du client), le corps du devis (incluant tout le descriptif en détail des prestations, les sommes dues et l’emplacement de la signature) et le pied de page (incluant la suite des identités). En revanche, la nouvelle technique oblige le(s) prestataire(s) à remplir les éléments suivants : une entête (incluant la raison sociale, le nom du chef d’entreprise, l’adresse des parties ainsi que les coordonnées et activités du prestataire), un devis unique (incluant la mention devis, celle de son numéro unique et celle de sa date de rédaction), description des prestations et prix (incluant l’intitulé de l’article, la quantité de l’article, l’unité de l’article, le tarif unitaire HT), estimation des sommes dues (incluant le montant TTC et HT, les divers taux TVA, le Deadline de l’offre, le montant en lettre) et un devis paraphé ( incluant un emplacement pour les signatures des parties précédées de la formule « bon pour accord » et de la date d’acceptation de l’offre).
Quel logiciel pour créer des devis efficacement choisir?
Compte tenu de la pluralité des produits sur le marché, mieux vaut toujours disposer de critères de choix par mesure de prudence et pour bien s’assurer d’investir sur la meilleure solution de devis en ligne.
Pour commencer, le client doit vérifier le côté ergonomique et la prise en main. Ce qui signifie que celui-ci doit offrir une meilleure interface pour être faciliter à manipuler. Toutefois, l’équipe de travail doit organiser des séances de formation et d’information pour bien s’y familiariser. Ensuite, il doit observer les différentes fonctionnalités étendues incluses.
Puis, il doit également envisager les différentes possibilités de personnalisation, la mobilité du logiciel et la possibilité d’effectuer un essai gratuit. A l’instar de personnaliser le design du document, de son format ou autre. Aussi, avant de prévoir le budget à miser ou d’évaluer la capacité en termes de budget, le client doit également vérifier le rapport qualité-prix du produit logiciel de devis. En outre, il faudrait prévoir la compatibilité du logiciel avec votre outil de travail. Pour finir, il faut toujours privilégier les avis, les suggestions, les témoignages véhiculés par les proches ou experts pour servir de comparatif de meilleurs produits-vendeurs-prix.