Au sein d’une entreprise, les frais professionnels sont le plus souvent encadrés par une politique de voyage et de remboursement. À cette dimension interne, vient s’ajouter la réglementation fiscale et légale qui diffère d’un pays à un autre. Pourtant environ 20% des salariés présentent des notes de frais complètement frauduleuses, ce qui revient en moyenne à 05 % de revenu perdu. Dans ce cas, comment réduire ce manque à gagner ? Bien entendu, procéder à un audit apparaît comme l’une des meilleures solutions.
Pourquoi auditer sur les coûts de travel ?
Pour le renforcement de la conformité
Il est primordial de mettre en place des procédures, des contrôles et des politiques de bout en bout. Ainsi, ces politiques devront être largement communiquées auprès des collaborateurs afin qu’elles soient respectées. L’audit offre la possibilité de déterminer l’absence de connaissance ou les tendances de certaines règles de remboursement des coûts de travel. Il revient alors à l’entreprise de dynamiser l’information sur des points précis ou ajuster sa politique en conséquence.
Pour une maîtrise des coûts
Les coûts de travel représentent un gros poste de dépense auprès des employés. Il est alors nécessaire de faire des contrôles sur des montants engagés par les salariés, afin d’avoir une bonne maîtrise du budget et d’éviter toute dépense abusive.
Pour identifier des comportements non conformes.
L’audit offre le moyen d’identifier et de traiter de façon immédiate toutes les situations dans lesquelles les coûts de travel ne se conforment pas aux politiques. On peut par exemple établir un focus sur les nouveaux salariés en cours d’adaptation aux règles de l’entreprise.
Pour une réduction des risques
Si la réglementation en vigueur n’est pas respectée, une entreprise risque des faits majeurs comme des sanctions pouvant aller à des millions d’euros, l’emprisonnement et même la confiscation des propriétés.
Quand auditer sur les coûts de travel ?
Le calendrier s’avère capital pour un audit des coûts de travel. De ce fait, trois moments clés doivent être considérés suivant la chronologie relative aux déplacements : avant l’approbation du manager, après la probation du manager et après le paiement. Environ 60% des entreprises exigent une approbation concernant les notes de frais de travel et 19% demandent un examen après avoir payé les coûts de travel. Le plus souvent, il s’agit des entreprises qui optent pour des politiques de dépenses particulièrement contraignantes et une gestion de note de frais appliquée.
Bien évidemment, le mieux c’est de faire l’audit avant l’approbation de la note du coût de travel. Ce qui permet aux collaborateurs de rectifier leurs notes de frais de travel avant de les transmettre pour validation, de permettre aux managers de gagner du temps en diminuant le nombre de coûts de travel rejetés, éliminer les besoins d’audits après paiement et pour finir maximiser la conformité avant le traitement des coûts de travel par les équipes comptables.
Comment faire un audit des coûts de travel ?
Créer une approche en trois dimensions
Le reporting : identifier les problèmes ; les tendances et choisir les priorités pour les coûts de voyage dédiés à l’audit, à l’aide des rapports.
La configuration : établir les limites de dépenses hebdomadaires et mensuelles et identifier les doublons de dépenses en comptant les prix de voyage lors de la réservation et par la suite ceux qui ont été payés.
L’audit physique : s’orienter vers les services d’audit externe pour plus d’efficience, d’efficacité et d’objectivité.
Faire des rappels par e-mails
Rappeler de façon régulière aux managers et aux utilisateurs finaux de transmettre leurs couts de frais dans les délais prévus.
Trianguler les données
Il est possible d’exiger trois types de vérification pour chaque dépense faite : le reçu, la carte et l’itinéraire. Si tous les éléments concordent, l’entreprise pourra avoir confiance. Les données issues des cartes et la fonctionnalité du reçu électronique de gestion des coûts de travel facilitent ce processus considérablement.
Se servir des avantages des codes MCC
Grâce à un audit par MCC (Merchant Category Code), l’entreprise peut identifier les coûts de travel qui suscitent une revue de façon approfondie.
La communication est d’une grande importance
Communiquer sur la politique de voyage de l’entreprise et le programme d’audit pour que chaque collaborateur puisse savoir comment se tenir dans une conformité parfaite.
Avec quelque unes des recommandations, une entreprise a la possibilité de mettre en place un plan clair pour tous les frais et note de frais de voyage : quand et pourquoi auditer. L’usage des solutions très précises est un moyen idéal pour construire un programme personnalisé qui se base sur les besoins de l’entreprise et positionné sur ses politiques de dépense. Les informations provenant des premiers audits donneront la possibilité de mettre en place les axes de changement pour une amélioration de la gestion de façon durable des frais de voyage.