L’épidémie de Coronavirus a contraint un bon nombre d’entreprises à passer en mode de télétravail de façon soudaine ; et cette situation pourrait encore durer pendant un certain temps. Si Macron a fait une ordonnance le 22 septembre 2017, qui a rendu le télétravail populaire, laquelle ordonnance a aussi supprimé le devoir pour les employeurs de se charger des coûts provenant directement de leur exercice. Ces règles en la matière ont-elles été modifiées avec la présence du Covid-19 ? Les forfaits téléphoniques, les fournitures de bureau, l’abonnement internet… Qui du salarié ou l’employeur devra prendre les différents coûts concernant le télétravail ?
Les règles de dédommagement des frais de télétravail en 2020
Qu’il soit rendu obligatoire ou pas, le télétravail engendre des frais qu’il faudra payer : frais de téléphone, frais de connexion internet, dépenses pour les fournitures de bureau, etc. Si l’on se réfère à l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, le Code du travail n’a pas prévu un quelconque devoir pour l’employeur de prendre en charge toutes les dépenses qui découleront directement de l’application du télétravail, en l’occurrence les coûts de logiciels, de matériels, d’outils de communication et aussi ceux de la maintenance. Ce changement législatif ne veut pas également dire que l’employeur ne possède plus aucune obligation en ce qui concerne tous ces frais. L’occupation du domicile de l’employé, les frais professionnels, les frais de repas et de transports demeurent toujours à la charge de l’employeur.
Quels sont les différents frais liés au télétravail ?
Les frais professionnels représentent les frais qui ont été directement engagés par un employé afin d’exécuter ses tâches, ceci même en situation de télétravail. Il peut donc être question d’un forfait téléphonique, de l’achat de fourniture de bureau, d’un abonnement internet. Il est du devoir général de l’employeur de prendre en charge ces différents coûts à l’accomplissement de ses fonctions dont il est impossible pour lui de s’en exonérer. Même si c’est un principe qui n'apparaît pas de façon explicite dans le Code travail, il n’en demeure pas moins. Par ailleurs, la Cour de cassation l’a clairement confirmé : « les frais qu’un salarié expose pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent être supportés par ce dernier ; que la clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés pour les besoins de son activité professionnelle est réputée non écrite » (Cass. soc., 19 sept. 2013,n°12-15.137). De ce fait, deux options sont alors envisageables :
Une charte mise en place par l’employeur après avis du CSE met en place le télétravail au sein de l’entreprise : les employeurs sont situés dans le champ de l’ANI du 19 juillet 2005 : « Sous réserve, lorsque le télétravail s’exerce à domicile, de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, l’employeur fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au travail, si, exceptionnellement, le télétravailleur utilise son propre équipement, l’employeur en assure l’adaptation et l’entretien. L’employeur prend également en charge, dans tous les cas, les coûts directement engendrés par ce travail, en particulier ceux liés aux communications. L’employeur fournit au télétravailleur un service approprié d’appui technique. L’employeur assume la responsabilité, conformément aux dispositions en vigueur des coûts liés à la perte ou à la détérioration des équipements et des données utilisées par le télétravailleur » (ANI, art. 7).
Un accord collectif met en place le télétravail au sein de l’entreprise : il doit y figurer toutes les modalités pour la prise en charge des coûts qui proviennent directement de l’exercice régulier du télétravail exercé sur la demande de l’employeur. Il est judicieux de prendre des renseignements au service des ressources humaines afin d’être informé de toutes les mesures mises en œuvre au sein de votre entreprise.
Les modalités de prise en charge des frais professionnels en télétravail
Lorsque le salarié est en mode télétravail et avance des frais professionnels, l’employeur a l’obligation de les lui rembourser. Les frais professionnels de télétravail peuvent être dédommagés par : le remboursement sur facture, ou par un versement d’une allocation forfaitaire qui couvre la totalité des frais de télétravail. La situation exceptionnelle de télétravail implique un niveau de management plus contrôler. Afin de faciliter, la gestion des notes et frais, la solution telle que CONCUR permette de centraliser les frais de déplacements de façon efficientes.
Les dépenses professionnelles en mode télétravail sont-elles imposables ?
D’après l’URSSAF, « l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. (Cette allocation forfaitaire passe à 20 € par mois pour un salarié effectuent deux jours de télétravail par semaine…). Lorsque le montant versé par l’employeur dépasse ces limites, l’exonération de charges sociales pourra être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié ».
Ainsi, les frais de télétravail sont des dépenses pour le travail, qu’on peut exclure de l’assiette des cotisations sous réserve des justificatifs de frais réels.