Une facture est un dossier de comptabilité générale pour prouver une vente ou un achat. La facture mentionne les détails de ce qui a été vendu à un acheteur et la somme qu’il doit rendre en retour. Comment gérer les factures ? Il y a plusieurs façons au sein d’une entreprise pour gérer une facture. Cette dernière peut être faite manuellement par facturier papier ou automatique par logiciels de facturation et par des tableurs.
La gestion des factures par le facturier papier
Avec un facturier papier, une entreprise est libre de gérer sa facturation. Selon la législation française, la méthode de gestion des factures spécifiques n’est pas exigée. Quand on édite une facture papier, il faut informer l’identité de l’émetteur, le client et l’objet à vendre. Le facturier papier est un moyen moins cher, mais très peu utilisé aujourd’hui. Cette méthode peut demander de temps et de risque d’erreur important en matière de calcul. En plus, l’inconvénient, c’est que vous êtes engagé aussi à transcrire manuellement dans vos livres de compte chaque opération. En effet, cela va compliquer la tâche de l’expert-comptable et le dirigeant. Ce sont les entreprises ayant un volume de factures très faibles qui utilisent généralement le facturier papier. axonaut.com
La gestion des factures à l’aide d’un logiciel de facturation
Le logiciel de facturation est une autre possibilité pour gérer les factures. C’est une solution informatique qui facilite beaucoup le processus de gestion de la facturation. Quel est ce processus ? Il y a d’abord un devis suivi d’un bon de commande puis ce dernier à son retour se transforme en bon de livraison et se termine en facture. Ce dispositif permet particulièrement d’imprimer des factures, les transmettre aux clients, les conserver, et même de les introduire au sein de votre système comptable. On n’est pas obligé d’avoir des logiciels de facturation, mais tout de même, ils sont essentiels dès que le nombre de factures devient élevé. Il existe plusieurs avantages en procédant à cet outil : grouper l’ensemble des fiches client, épargner du temps diminue le risque d’erreur et donner une vision à l’entreprise. D’ailleurs, il existe des applications de facturation destinée à toute types d’organisation, de la petite-entreprise aux grands groupes. Comment bien facturer un projet ? Vous avez deux choix : sur la page planification, facturer uniquement les lignes facturables sélectionnées ou à partir de la page lignes tache projet, facturer l’ensemble du projet.
La gestion des factures informatisée : Excel ou Word
Les entreprises peuvent adopter un système de gestion, soit une facturation via Word, soit une facturation via excel. Ce système permet d’automatiser le remplissage de certains champs grâce à la création de formules. Cette façon permettra aussi un stockage plus fiable par rapport aux facturiers. Tout de même, cette méthode n’est pas parfaite, mais il existe aussi des inconvénients. Cependant, cette méthode de gestion des factures n’est pas idéale et induit un certain nombre de désavantages. D’autre part, vous serez forcé de remplir à la main les renseignements liés aux détails de la vente et à l’identité du client. Tout de même, la gestion des factures de cette manière risque des erreurs et crée fréquemment de doublon. Une fois qu’une facture a été envoyée, la modification sera interdite, car cela risque une sanction sévère de l’administration fiscale. Ce mode de gestion des factures peut être aperçu pour des sociétés qui ont un faible volume de factures à traiter mensuellement. Et comment faire la facture en ligne ? Pour créer une facture en ligne, veuillez entrer d’abord dans un site comme « evoliz » par exemple, puis connectez-vous à votre compte et après vous pouvez cliquer sur le raccourci « + nouvelle facture ».