La digitalisation est une solution pour faciliter et développer la gestion d’une entreprise. C’est pour cela que la dématérialisation de factures se révèle comme une véritable opportunité et un précieux avantage pour les entreprises et/ ou leurs fournisseurs. Comment donc procéder à cette technique ? Quelles sont les normes à respecter pour que ses factures restent valides ?
Choisir le type de format de la facture
La dématérialisation des factures est une procédure simple transformant une facture en version papier en une facture électronique. Les services comptables et administratifs au sein de toute entreprise privilégient la dématérialisation des factures, car cette technique leur est avantageuse en temps et en coût. Il existe deux types de méthode et de format de facture dématérialisée. La facture en format pdf est la facture la plus simplifiée. Cela consiste à scanner la facture en un support physique, à installer un logiciel de facturation puis de l’exporter au format PDF en apposant une signature électronique.
Sa validité dépend du destinataire. Il arrive que la facture en PDF soit réimprimée dès réception puis traitée en version papier. La facture PDF peut aussi traitée par OCR ( Optical Character Recognition) procédant à une lecture puis en une saisie automatique dans un fichier paramétré avec le logiciel comptable. La facture EDI constitue un autre format de facture dématérialisée. L’EDI est une norme respectée par deux partenaires commerciaux s’échangeant des documents dont les factures, par voie électronique d’où l’Echange de Données Informatisées. Grâce au système EDI, le traitement comptable et le paiement des factures sont automatiques. Il est conseillé de faire appel à des prestataires de service pour l’automatisation et la dématérialisation des factures. Pour être valides, les factures doivent respecter les normes légales.
Respecter les normes légales d’une facture
Une facture en version papier doit suivre des normes afin de rester légale. Il en est de même pour une facture dématérialisée. Pour qu’elle soit valide et qu’elle garde sa valeur fiscale, il faut respecter les conditions suivantes : l’identification et l’identité des signataires, la lisibilité du document, le numéro de la facture avec mention des prix et du TVA ainsi que les conditions de paiement. La législation française exige que le format électronique montre le même contenu que le format papier. Selon le livre des Procédures fiscales, la facture dématérialisée doit être archivée pendant 6 ans pour sa valeur fiscale et 10 ans pour sa valeur comptable.
L’archivage des factures garantit l’intégrité des factures dématérialisées. Des sanctions et des amendes sont en vigueur en cas de non-conformité ou d’inexactitude des factures. La dématérialisation des factures à part son contenu suit trois procédés. Il s’agit du dépôt d’une signature électronique certifiée pour conserver son authenticité, d’un système de contrôle entre la facture et la transaction ainsi que d’une mise en place de normes consenties entre les deux parties. En résumé, une facture dématérialisée est valide en respectant le processus d’envoi, le processus d’archivage et en présentant toutes les mentions obligatoires d’une facture fiscale.
Faire appel à un professionnel en dématérialisation
Le passage à la dématérialisation des factures est obligatoire pour toute entreprise. Pour s’assurer et garantir les échanges de factures et/ou de documents entre partenaires, il est plus que judicieux de faire appel à un professionnel en dématérialisation. Le prestataire garantit la validité et la norme des factures en cas de contrôle ou de litige.
Faire appel à un professionnel est efficace et offre plusieurs avantages. Il maitrise le logiciel de facturation, fait gagner du temps et fait réduire les coûts de traitement ainsi que les frais de relance. Grâce à ses services de dématérialisation, la traçabilité comptable et les délais de paiement sont nettement améliorés. Pour une mise en place de dématérialisation par le choix d’un logiciel au sein de votre entreprise et pour être sécurisé, faites-vous accompagner par un professionnel.